Adapter son système d’information et manager ses évolutions (Etape 1).

Dans Management par Christophe Burin — le 4 octobre 2011 à 16:14 | 2 commentaires

Comment procéder simplement ?

 « Il n’y a pas de bon vent pour qui ne sait pas où il va », disait Sénèque. Cette sentence de sagesse prend aujourd’hui tout son sens pour les dirigeants vis à vis du système d’information de l’entreprise, et surtout de son évolution. En effet, l’évolution de son système d’information, ou « informatique », constitue, pour une entreprise, un des domaines où le risque est très important. Et les exemples sont nombreux d’entreprises pénalisées par une définition du système d’information inadaptée à la réalité des besoins ou par une mise en œuvre non maîtrisée pour de multiples raisons (pression des «solutions» toutes faites, maturité de l’organisation, absence de démarche méthodologique appropriée, …). A contrario, il existe heureusement au sein des entreprises de très nombreux succès dans la mise en œuvre de systèmes d’information en cohérence avec le métier et l’organisation …

Alors comment procéder ? Tout d’abord en maîtrisant la démarche et en formalisant la situation à mettre sous contrôle (« de quoi part-on vraiment ? »). Ceci est d’autant plus vrai dans le domaine des technologies de l’information et de la communication, où on peut considérer l’offre comme pléthorique et la rotation des générations technologiques très rapide. L’idée est de disposer d’un référentiel de réflexion méthodologique simple, permettant de cadrer la démarche en l’orientant rapidement vers des choix très concrets quant à l’évolution du système d’information de l’entreprise. Ceci en balayant les différentes perspectives de l’entreprise, depuis par exemple ses moyens et ressources informatiques jusqu’à la prospective à 3 ou 5 ans sur son métier (par le regard de ses dirigeants) en passant par les nécessaires interrogations concernant son organisation, ses processus, ses clients, son offre, …

Etape 1 : la perspective des moyens et ressources informatiques

1. Analyser son système d’information. L’objectif est dans un premier temps de disposer d’une « photo » de son système d’information sur le plan des moyens et des ressources. Afin de pouvoir, dans un second temps, positionner leur performance par rapport au « besoin » identifié pour l’entreprise. Au cours de cette étape, la démarche consiste à mettre en évidence les caractéristiques du système d’information actuel, et à en identifier les risques et les opportunités.
2. Les informations à collecter. Il s’agit de construire une grille de lecture pour « mesurer » la perception de la valeur relative aux apports du système d’information, en s’appuyant sur des échanges et/ou entretiens avec les principaux responsables et acteurs fonctionnels (via le recueil des avis à 360°). Les principales rubriques pouvant être adressées peuvent être par exemple les suivantes (la liste ne se voulant en aucune façon exhaustive en raison de la spécificité de chaque environnement) :

 

Quel est le niveau de maîtrise de l’entreprise sur son système d’information ? existence d’une vision long terme ? maîtrise du budget informatique ? existence d’une politique en la matière ? management général du système ? (niveau d’équipement ? modernité ? aptitude à évoluer ? optimisation infrastructure (locale, distante) ? optimisation des ressources ? …) …

Quel est le niveau d’organisation et les principaux flux d’information ? existence d’interfaces automatisées ? exploitation des moyens modernes de communication ? optimisation des coûts de communication ? optimisation de la circulation des données entre les parties prenantes (en interne, en externe) ? optimisation de l’archivage des données ? optimisation de l’accès aux données ? optimisation de la recherche d’informations (veille concurrentielle, technologies, …) …

 

Quels sont les principaux applicatifs « métier » ? gestion commerciale ? gestion de production ? gestion de la qualité ? …

De quels outils de pilotage dispose l’entreprise ? suivi financier (budgétaire, trésorerie, comptabilité analytique, …) ? contrôle de production industrielle ? tableaux de bord (opérationnels, prospectifs) ? mise à jour des tableaux de bord ? accessibilité des tableaux de bord ? …

 

Quel est le niveau de cohérence de l’ensemble du système d’information ? sur le plan de l’intégration ? sur le plan de la sécurité ? sur le plan de la maintenance opérationnelle (matériel, logiciel) ? …

Pour quels niveaux de service auprès des utilisateurs ? service(s) rendu(s) par le système d’information ? par les équipes d’assistance et de support ? prise en compte des besoins fonctionnels non couverts et/ou non satisfaits ? formation aux outils, aux nouvelles technologies ? …

 

3. L’appréciation de la situation. Cette partie repose sur la synthèse des éléments structurants de la grille d’analyse proposée précédemment, via le « regard » des principaux acteurs fonctionnels (décisionnaire ou utilisateur). Regard combinant « importance pour l’entreprise » et « maîtrise actuelle par l’entreprise », ceci afin d’aboutir à un scorecard sur le domaine : sous-dimensionné, sur-dimensionné, acceptable, approprié. La reprise des points clés de la situation (ex : « une organisation et des flux d’information à clarifier » ; « des lacunes sur le plan de la formation des utilisateurs ») va permettre de construire une synthèse pour l’entreprise suivant cette perspective. Avec d’une part les forces et faiblesses de l’entreprise (ex : « un manque de disponibilité et de connaissance informatique » ; « des pertes de temps dans la transmission des données entre les acteurs »), et d’autre part les leviers d’amélioration pouvant être exploités (ex : équiper les équipes avec un outil de pilotage adapté aux besoins du métier).

Les autres perspectives à prendre en compte. Nous venons d’initier, suivant l’axe des moyens et ressources informatiques, la réflexion relative à l’adaptation de notre système d’information et la gestion de ses évolutions. En construisant un premier point de référence initial pour une aide à la décision. Nous proposerons dans un prochain billet une seconde étape pour enrichir le référentiel de réflexion.

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